Ważne kwestie dla zapewnienia równości na spotkaniu z ekosystemem Stem

Po raz kolejny jesteś przed comiesięcznym spotkaniem z szefem twojego działu, w którym będzie omawiany postęp prac i znów jesteś zdenerwowany. Dzisiejsze spotkanie będzie prawdopodobnie ostatnią szansą na przedstawienie problemu zapewnienia środków niezbędnych do przezwyciężenia istotnego problemu w projekcie realizowanym przez twój zespół. Menedżer projektu zbagatelizował problem w pośpiechu, zapewniając, że wszystko przebiega prawidłowo, a ty siedzisz zbyt daleko od mikrofonu, aby zaznaczyć, że to nie jest bez znaczenia.

Wszyscy znajdowaliśmy się w takiej sytuacji, dlatego zapewnienie zasady równego udziału w spotkaniu (możliwości równego komunikowania się wszystkich uczestników spotkania) było w tym roku gorącym tematem dla kierownictwa wykonawczego w ich misji stworzenia bardziej integracyjnego hybrydowego formatu spotkań. Nierówność podczas spotkań ma dwa główne źródła: kultura przedsiębiorstwa oraz ograniczenia technologiczne. Jako profesjonalista IT, możesz nie mieć istotnego wpływu na to pierwsze, ale wdrażając właściwą hybrydową listę kontrolną dla spotkań możesz zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do różnych środków, których potrzebują, aby lepiej angażować się w bardziej inkluzyjne spotkania.

Światło, Kamera, Akcja

Wideokonferencje stały się bardzo popularne, ponieważ oferują znacznie więcej zalet w porównaniu z typowymi dźwiękowymi połączeniami konferencyjnymi, a większość z nich opiera się na swojej całej części „wideo”. Chociaż liczni uczestnicy spotkania mogą czuć się nieco zakłopotani, gdy będą widziani w transmisji wideo, to badania wskazują, że aż 61% pracowników uważa, że gdy wszystkie kamery są włączone, oni mają poczucie lepszego uczestnictwa w spotkaniu.

Pomimo tego, że to do firmy należy ustanowienie zasad, zgodnie z którymi wszystkie spotkania wymagają obecności kamer, działy IT mogą realizować własne działania w kierunku zapewnienia większej równości udziału w spotkaniach hybrydowych, umożliwiając każdemu pracownikowi łatwy dostęp do kamery internetowej. Może to oznaczać zapewnienie każdemu pracownikowi jednakowego laptopa z wbudowaną kamerą zamiast komputera stacjonarnego lub też dostarczenie łatwej w użyciu kamery internetowej USB typu plug-and-play. To wszystko zależy od możliwości i zasobów firmy, a także jej polityki.

Nie jest konieczne zapewnienie każdemu pracownikowi zestawu do strumieniowania obrazu 4K Ultra HD, ale warto pamiętać, że potrzebna będzie konfiguracja z kamerą o przyzwoitej jakości, aby zapewnić wszystkie korzyści wideokonferencji. Dla najlepszych rezultatów będą potrzebne kamery, które zapewniają dobrą jakość obrazu (standard HD lub 720p), nie powodują zbyt dużych opóźnień (30 klatek na sekundę to zwykle więcej niż potrzeba) i oferują kilka użytecznych programowych dodatków, jak np. autofokus.

Zaktualizuj oprogramowanie do planowania

Poprawcie nas, jeśli już słyszeliście taką rozmowę pod koniec spotkania: „Czy jesteś dostępny o 10:30 piątego?” Nie? Może o 9:45 siódmego? Ok, a na przykład…

Jedną z najmniej produktywnych części każdego spotkania jest czas poświęcany na znalezienie kolejnego wolnego terminu na następne. Chociaż wiele firm ma dostęp do podstawowego oprogramowania do planowania, jednym z ważniejszych ulepszeń, jakie należy rozważyć w przypadku każdej firmy, która chce podnieść jakość swoich spotkań, jest zainwestowanie w bardziej funkcjonalne i niezawodne oprogramowanie do planowania.

Jedną z najlepszych dostępnych opcji obejścia tego swoistego tańca planowania jest automatyzacja procesu. Firmy mogą zintegrować narzędzia do planowania, takie jak Scheduler for Microsoft 365, które potrafią analizować kalendarz każdego uczestnika i wskazywać czas dostępny dla wszystkich. Zautomatyzowane narzędzia do planowania pozwalają skupić się na omawianym temacie i zapewniają każdemu uczestnikowi równy udział w spotkaniu poprzez wybieranie dostępnego dla niego wolnego terminu, bez konieczności różnych poświęceń, aby mógł wziąć w nim udział.

Pozwól wszystkim przemówić

Przekaz wideo jest ważny dla stworzenia integracyjnej atmosfery w trakcie spotkań, ale fakt, że uczestnicy mogą widzieć się wzajemnie, to zaledwie połowa sukcesu. W obecnych spotkaniach hybrydowych mogą uczestniczyć dziesiątki osób w wielu różnych miejscach, od małych pokojów, przez domowe biura, po duże sale konferencyjne. Tworzenie atmosfery równości w takich warunkach jest całkowicie zależne od zapewnienia wszystkim osobom tego, aby mogły one uczestniczyć w spotkaniu swobodnie i bez żadnych ograniczeń.

To oznacza inwestycję w rozwiązanie dźwiękowe, które może przechwycić każdy głos uczestnika spotkania hybrydowego. Dotychczas większość firm zastanawiała się, które z dwóch rozwiązań dźwiękowych zainstalować w swoich salach konferencyjnych: drogie rozwiązanie dla w pełni zintegrowanego pomieszczenia spotkań czy słabo działające rozwiązanie typu „zrób to sam”. Na szczęście istnieje też trzecia opcja, która zapewni ci to, co najlepsze z obu tamtych rozwiązań: ekosystem Stem.

Ekosystem Stem został zaprojektowany mając na uwadze równość podczas spotkań. Wszystkie cztery punkty końcowe audio, które tworzą ten ekosystem – Speaker, Table, Wall Ceiling – współpracują wzajemnie ze sobą w celu utworzenia sieci pokrycia dźwiękiem i sprawiają, że każdy uczestnik w pomieszczeniu może swobodnie prowadzić normalną rozmowę, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje. Punkty końcowe audio ekosystemu Stem mogą być dobierane do siebie i miksowane ze sobą, pozwalając na stworzenie ekosystemu składającego się z maksymalnie 10 urządzeń. Dzięki temu można przygotować zestaw urządzeń, który idealnie pasuje do każdego pomieszczenia konferencyjnego, bez względu na jego wielkość lub kształt.

Stem eliminuje hierarchie w komunikacji, umożliwiając każdemu członkowi zespołu zadawanie pytań, udzielanie odpowiedzi, wyrażanie obaw i kierowanie różnych próśb podczas spotkania. Uwzględnienie równości podczas spotkań w strategii komunikacyjnej firmy może pomóc uniknąć kosztownych opóźnień oraz błędów spowodowanych sztywną hierarchią komunikacji i poprawić morale w miejscu pracy. Ekosystem Stem nie tylko poprawi jakość dźwięku podczas spotkań, ale także zapewni przyjazną i integracyjną atmosferę, dzięki której komunikacja może być niezwykle swobodna. W ten sposób możemy uniknąć poważnych w skutkach problemów, które zawczasu nie zostały rozwiązane tylko z tego powodu, że pracownicy nie mogli podzielić się swoimi przemyśleniami i uwagami.

Posłuchaj nowego i ulepszonego dźwięku ekosystemu Stem tutaj

lub

Zaprojektuj swoją salę konferencyjną z równością uczestnictwa dzisiaj!